Décès d’un salarié : que doit faire l’employeur ?

En cas de décès d’un salarié, l’entreprise dans laquelle il travaillait doit s’acquitter de démarches et formalités obligatoires :

effectuer plusieurs déclarations auprès des institutions ;
payer diverses sommes aux héritiers.

Voici pourquoi il est important pour la famille d’avertir l’employeur sous 24 heures, en présentant un acte de décès, assorti d’un acte de notoriété, une attestation des héritiers ou un certificat d’hérédité.

Ces documents certifient le statut d'ayants droit. Il est aussi possible d'indiquer les coordonnées du notaire en charge de la succession. Cela fait, le processus peut s'enclencher.

Qu'englobe-t-il ? Quelles sommes l'employeur doit-il verser aux familles ?

Quelles formalités l'employeur doit-il effectuer ?

Le défunt est effacé des listes inscrites dans le registre du personnel.

Il faut avertir, entre autres :

l'Urssaf ;
Pôle emploi ;
l'Assurance Maladie ;
les mutuelles et assurances ;
la médecine du travail ;
les caisses de retraite.

Le décès d'un salarié entraîne en toute logique la fin du contrat de travail.

Dans cette perspective, l'employeur va devoir accomplir plusieurs démarches :

émettre une ultime feuille de paie ;
la compléter avec le solde de tout compte stipulant ce qui est dû en terme de salaire, de congés et de primes ;
fournir une attestation de salaire qui intervient ultérieurement dans l'évaluation du capital décès versé par la sécurité sociale.

L'employeur doit ensuite renseigner la Déclaration Annuelle de Données Sociales concernant les montants qu'il aura délivrés aux héritiers.

Si le décès est consécutif à un accident du travail, il faut en faire état auprès de la caisse d'assurance maladie à laquelle le défunt était rattaché, et cela sous 24 heures, en déposant une déclaration dédiée (DAT).

Que doit régler l'employeur en matière de salaire ?

En marge des déclarations à effectuer, l'entreprise dans lequel travaillait la personne disparue doit s'acquitter du paiement à la famille de plusieurs montants :

le salaire du mois à hauteur des heures réalisées avant le décès ;
l'indemnité compensatrice de congé établie en fonction des congés payés non effectués ;
l'indemnité liée aux temps de repos compensateur qui n'ont pas été honorés et qui sont réglés habituellement en espèces.

À savoir :

Il ne faut compter sur aucune indemnité de rupture de contrat, celui-ci n'ayant pas techniquement été rompu par un licenciement. Si par contre, il y a eu licenciement auparavant, il faudra bien sûr verser cette indemnité.

Qu'en est-il de l'épargne salariale ?

Certaines entreprises investissent dans des plans d'épargne salariale, destinés aux employés.

Ces comptes englobent :

le montant des droits d'épargne salariale
un plan d'épargne entreprise
une participation aux résultats
ou une réserve dédiée.

Important : On ne peut y toucher pendant cinq ans, excepté en cas de décès.

Les ayant droits doivent donc en faire la demande auprès de l'employeur dans les 6 mois suivant la disparition.

Comme dans les autres cas, ils devront prouver leur statut d'héritier pour obtenir le versement.

Qu'en est-il du capital décès ?

Le capital décès est conçu afin de soutenir financièrement la famille du disparu en comblant l'absence soudaine de rentrées consécutives au décès.

Outre le capital décès débloqué par la Sécurité sociale, on trouve celui délivré par l'employeur ; dans ce dernier cas, la somme est soumise aux cotisations sociales.

C'est une obligation imposée par la convention collective du 14 mars 1947 ; à l'origine dédiée aux cadres, elle s'est ouverte progressivement à l'ensemble des employés, au gré du choix des patrons.

Bon à savoir :

C'est le salarié qui détermine les bénéficiaires de cette somme.

Si ce n'est pas fait, l'assureur privilégiera par ordre d'importance le compagnon, les descendants puis les ascendants.

Le capital-décès peut aller jusqu'à 200 % du salaire annuel des employés, et jusqu'à 400 % des cadres.

Il se présente sous forme soit d'un montant global soit d'une rente adressée au conjoint et versée régulièrement, éventuellement complétée par une somme allouée à l'entretien et aux études des enfants.

Si l'employeur n'a pas prévu ce type de solution, il devra délivrer un montant équivalent au plafond annuel limite déterminé par la Sécurité Sociale multiplié par 3 ; cette somme sera versée dans le même ordre de préférence que le capital décès.

Les régimes de prévoyance proposent également un capital décès, négocié en fonction du contrat établi par l'employeur. Il faut s'en informer auprès de la direction du personnel.

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